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Como fazer recusa de nota fiscal e evitar problemas com o fisco.


Em plena era digital, a utilização da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é uma realidade cada vez mais comum na rotina das empresas.


Porém, nem sempre a emissão desta expressa corretamente os dados da operação. Algumas vezes, a NF-e nem pertence ao destinatário.


A recusa da nota fiscal pode ser feita no ato da entrega, quando foi identificada uma irregularidade ou mercadoria incorreta. A pessoa que recebeu a NF-e deve relatar o ocorrido no verso da Danfe.


Para resolver e sanar estas situações, existem procedimentos para recusa e devolução de NF. Você verá todos eles e muito mais nesse artigo.


Boa leitura!


Qual é o motivo para recusar nota fiscal?


A nota fiscal é passível de recusa quando a operação referente à NF não foi realizada. Ou seja, o destinatário tem ciência da operação, porém ela não foi concretizada. Quando esta mesma operação não for reconhecida pelo destinatário da nota, também pode haver recusa.


Quando uma empresa recebe uma nota fiscal, todas as informações contidas nela também são de sua responsabilidade. Portanto, se houver qualquer divergência ou equívoco nos dados deste documento, é necessário manifestar o ocorrido.


É comum a ocorrência de retorno de mercadoria ao estabelecimento remetente quando o destinatário não recebe a mercadoria. Isso pode acontecer por motivos de erro, desacordo com o pedido, estabelecimento fechado ou outras razões.


Quando ocorre a recusa da mercadoria, o destinatário ou transportador deverá fazer uma declaração informando a recusa de nota fiscal, com data e assinatura no verso da NF-e.


Caso não ocorra a manifestação do destinatário ou do transportador, o fisco considera como verdadeiro e correto o que está impresso na NF-e. Isso pode causar sanções à empresa.


Como fazer recusa de nota fiscal?


Existem duas maneiras para concretizar a recusa de nota fiscal. Caso a empresa não possua um certificado digital, deverá fazer a recusa da NF manualmente, através do portal do Sefaz. Caso contrário, a empresa pode fazer a recusa no site da NF-e.


Como recusar nota fiscal na Sefaz (manualmente)


Neste caso, a recusa de nota fiscal é realizada através da Manifestação do Destinatário, que deve ser preenchida no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz).


É importante salientar que você deve fazer a manifestação de destinatário no site da Sefaz do estado a que se refere a nota fiscal. Afinal, cada Sefaz estadual costuma ter procedimentos próprios no tratamento das recusas de NF.


Além disso, a recusa pode ser feita manualmente no verso da nota fiscal. No ajuste Sinief 07/05, essa possibilidade fica válida para todos os Estados.


Ainda, a nota deve conter o motivo do ocorrido em seu verso, e o o emitente deve guardá-la pelo prazo estabelecido na legislação tributária.


Como fazer recusa eletrônica de nota fiscal


Se a empresa possuir um certificado digital, poderá fazer a recusa de nota fiscal diretamente no site ou através de softwares de contabilidade que emitem NF-e, como o Aegro. No caso do site da NF-e, basta seguir os passos abaixo:

  • Acesse o site da NF-e;

  • Clicar no menu “Serviços”;

  • Selecionar a opção “Manifestação Destinatário”;

  • A manifestação pode ser feita através da chave de acesso da Nota Fiscal ou utilizando o Número Sequencial Único da nota. O manifesto para recusa de nota fiscal pode ser “operação não realizada” ou “desconhecimento da operação”;

  • Após a identificação da NF, será necessário descrever o motivo do manifesto. Neste ponto, você deverá relatar exatamente o ocorrido, seja relacionado à operação da NF ou ao desconhecimento da operação;

  • Efetuar o transporte em retorno, acompanhado do próprio documento fiscal relativo à saída;

  • Emitir nota fiscal pela entrada de mercadoria no estabelecimento, com indicação dos dados identificadores do documento fiscal original. Registre a nota nos arquivos da Escrituração Fiscal Digital (EFD-ICMS/IPI) com crédito do ICMS, caso a saída tenha sido tributada pelo imposto;

  • Manter arquivada a nota fiscal eletrônica ou o Danfe, emitido por ocasião da saída;

  • Exibir ao fisco, quando exigido, todos os elementos comprobatórios de que a importância eventualmente debitada ao destinatário não foi recebida.

Recusa de nota fiscal de serviços


Nos itens anteriores, os procedimentos eram inerentes à recusa de nota fiscal de mercadorias. Caso a recusa seja referente a uma nota fiscal de serviços, ela deverá ser efetuada através da prefeitura da cidade na qual a NF foi emitida e não por intermédio do Sefaz.


Como verificar uma recusa de nota fiscal?


Para verificação de uma recusa de NF ou acompanhamento, é necessário ingressar no site da Nota Fiscal eletrônica e efetuar a consulta através do portal.


Este procedimento deverá ser feito utilizando a chave de acesso à Nota Fiscal Eletrônica. Ela possui 44 dígitos e se encontra no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, para toda e qualquer NF de mercadorias.


Para NF referentes a serviços, deverá ser consultado o site da prefeitura que emitiu o documento. Neste caso, utilize a chave de acesso que aparece no rodapé do documento, para verificação da situação da NF.


Como funciona a devolução desse documento?


Além da recusa de nota fiscal, existe também a possibilidade de devolução da nota fiscal ao fornecedor. Isso acontece quando o remetente devolve a mercadoria acompanhada de uma nota fiscal de devolução.


Neste caso, o destinatário receberá a mercadoria de volta e fará o reingresso dela no seu estoque. Assim, qualquer tipo de cobrança de impostos é cancelada.


Diferença entre recusa e devolução


A recusa da NF (não entrega da mercadoria), acontece quando a mercadoria não foi entregue ao destinatário por qualquer motivo. Esse motivo pode ser por oposição ao seu recebimento ou outro motivo que impossibilite a entrega.


Neste caso, o transportador ou o destinatário deve declarar os motivos de não entrega da mercadoria. Isso deve ser feito no verso da 1ª via da nota fiscal que acobertou a saída promovida pelo fornecedor.


No processo de devolução de uma NF, o destinatário devolve a mercadoria e deve registrar a nota fiscal que acobertou a entrada desta no estabelecimento. Isso deve ser feito mediante lançamento no Livro Registro de Entradas.


No momento da saída da mercadoria devolvida, é preciso emitir uma nota fiscal em nome do fornecedor para esse fim.


Prazo para comunicar a recusa de nota fiscal


Os eventos relativos à confirmação, desconhecimento ou operação não realizada poderão ser registrados em até 180 dias (conforme ajuste Sinief 44/20), contados a partir da data da autorização da NF-e.


A ciência da emissão é um evento opcional. Através dele, o destinatário declara ter ciência da operação destinada ao seu CNPJ, mas que ainda não possui elementos suficientes para apresentar manifestação conclusiva.


O prazo da ciência da operação é de 10 dias, e serve para obter o xml da NF-e.


O destinatário deverá apresentar manifestação conclusiva dentro do prazo máximo definido, contado a partir da data de autorização da NF-e.


Conclusão


Tanto a devolução quanto a recusa de uma Nota Fiscal são instrumentos legais que servem para amparar as empresas de falhas ou equívocos ocorridos na operação descrita na NF.


Esses dois recursos também ajudam nos próprios dados de emissão da mesma.


Em ambas as situações, é sempre aconselhável seguir o procedimento adequado e correto para evitar transtornos futuros. Em caso de dúvidas, consulte sempre o site da Sefaz.

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